Бичом многих российских компаний сегодня является так называемый «зоопарк решений», причиной появления которого стала изначально непродуманная «лоскутная» автоматизация бизнеса. В результате использование не интегрированных друг с другом ИТ-систем и сервисов негативно влияет на эффективность корпоративных коммуникаций, снижая скорость выполнения задач бизнеса.
Как появилась «лоскутная автоматизация» и чем она вредна
Для понимания, что такое «Зоопарк решений» и «Лоскутная автоматизация» необходимо отметить – в любых бизнес-подразделениях может использоваться программное обеспечение всего лишь с тремя видами функционала. Это, во-первых, специальное ПО (технологическое, инженерное, конструкторское, дизайнерское и т.д.). Во-вторых, учётная система, в качестве которой в России почти повсеместно используют 1С, значительно реже – SAP или Oracle. И, в-третьих – коммуникативные программы, которые помогают сотрудникам компании общаться либо с клиентами (различные CRM), либо другом с другом для обеспечения наилучшего взаимодействия при решении задач компании. Таких, коммуникационных ИТ-продуктов в России представлено очень много.
Российские предприятия внедряют цифровые технологии уже не одно десятилетие. За это время в России появились сотни разнообразный ИТ-решений, улучшающих и автоматизирующих взаимодействия сотрудников в самых разнообразных сферах бизнеса. По мере вывода на рынок все новых ИТ-продуктов и сервисов решение о их выборе как правило, доверяли пользователям – специалистам по ИТ и финансам, бухгалтерам и закупщикам, менеджерам по продажам и по управлению персоналом… Впоследствии к уже установленному программному обеспечению добавлялись новые ИТ-приложения и сервисы… В результате такой «стихийной автоматизации» некоторые функции предприятий оказались оцифрованными при помощи сразу нескольких схожих по функциональности программных продуктов, другие – не оцифрованы вовсе. И сегодня компании несут дополнительные расходы на приобретение лицензий для программного обеспечения и его администрирование, специалисты предприятия при взаимодействии с разными подразделениями должны пользоваться разными программными продуктами, а высшее руководство предприятия не может полноценно контролировать работу подразделений. Об едином цифровом пространстве компании при этом не может быть и речи. Пандемия и ускоренная цифровизация российских компаний (включая малые и средние), как ни странно, не облегчила, а усугубила эту проблему.
Почему?
«Зоопарк решений» и эффективность – понятия противоположные
Очень часто в бизнес-процессах одновременно задействованы несколько подразделений. Наиболее распространенный пример такого процесса – приём на нового работу сотрудника. Для этого руководитель подразделения, которому понадобился новый работник должен провзаимодействовать со специалистами кадровой службы, отдела охраны труда, бухгалтерии, управления безопасности, ИТ, АХО и т.д.
До пандемии при найме новичков практиковалось личное общение со всеми участниками этого процесса. Новому работнику либо вручался бумажный «бегунок» с указанием кабинетов, куда он должен зайти и что-то сделать, либо его за руку водил по этим кабинетам будущий руководитель, отвлекающийся на выполнение несвойственных для себя функций от своих непосредственных обязанностей. При этом чаще всего процесс был плохо контролируемым и нерегламентированным.
Уже и в допандемийные времена появились попытки его как-то цифровизировать и автоматизировать. К примеру, если говорить о том же процессе найма, для получения новым сотрудником стола и компьютера ему или его руководителю предлагалось заполнить электронную форму в специальной программе отдела снабжения; для установки на этот компьютер программного обеспечения заполнить другую форму в специальной программе отдела поддержки ИТ; для проведения инструктажа по технике безопасности просмотреть урок в Корпоративной базе знаний и пройти тестирование и т.д. Пандемия резко ускорила эти процессы.
Личное взаимодействие с участниками процесса стало невозможным, а общение через электронную почту, звонку, мессенджеры или по телефону оказалось неэффективным. Ведь электронные письма терялись, звонки забывались, а если что-то пошло не так, виновного найти было невозможно. А потому начали задействоваться те коммуникационные программы, которые были ранее выбраны руководителями разных подразделений. Начальник, нанимающий нового сотрудника, должен отправлять заявки через незнакомые ему ИТ-сервисы служб HR, IT, АХО, бухгалтерии, охраны труда… Но найм нового сотрудника – это лишь один бизнес-процесс в компании. Процессов же на любом предприятии сотни. И каждый раз для их осуществления работники предприятий вынуждены осваивать интерфейсы незнакомых им программ, которые обычно никак не интегрированы друг с другом. В результате такой цифровизации процессы взаимодействия не упростились, а усложнились, эффективность бизнеса не возросла, а упала.
Узнайте, как повысить эффективность взаимодействия IT-служб и бизнес-подразделений компании
В борьбе с «Лоскутной автоматизацией» стоит взять пример с государства
«Зоопарк ИТ-систем» – явление, свойственное не только бизнесу. Лет десять назад борьбу с ним начало и государство. Вспомните, к примеру, как в то время в России осуществлялся процесс оформления недвижимости в собственность. В то время требовалось лично посетить несколько госучреждений (Кадастровая палата, БТИ, Росреестр, Налоговая инспекция и т.п.), отстоять длинные очереди, написать несколько заявлений, заполнить множество незнакомых заявителю бланков… А после этого вновь занимать очереди, чтобы получить готовые документы. Если же в одном из заполненных бланков обнаруживались какие-то ошибки, процесс начинался заново. При этом все эти государственные учреждения уже имели свои цифровые платформы и оцифрованные базы данных.
С тех пор государство сумело сделать тот же процесс оформления недвижимости в собственность максимально удобным и быстрым для граждан – в режиме «Одного окна» в МФЦ или на портале Госуслуг. Как взаимодействуют при этом различные органы госвласти, заявитель не знает и знать не хочет. Он подал заявку и получил ответ в четко определенное время.
Точно также в МФЦ и через портал Госуслуг предоставляются и другие государственные сервисы, и число этих сервисов при необходимости увеличивается. К примеру, после объявления частичной мобилизации в России очень быстро был создан сервис по подтверждению права на освобождение от мобилизации для сотрудников ИТ- и оборонных компаний. При этом взаимодействия различных госорганов не только оптимизированы, но и автоматизированы. Данные заявителей не проверяются госслужащими вручную, а автоматически загружаются из различных информационных баз.
«Одно окно» должно прийти на смену ИТ-зоопарку в бизнесе
Коммуникации внутри компаний должны быть выстроены по тому же принципу «Одного окна». При таком подходе сотрудник компании может решить любой вопрос (от получения справки в бухгалтерии до согласования производственных проектов), пользуясь лишь одним программным обеспечением. И его не должно интересовать, кто и что для этого делает. Любая его заявка должна быть удовлетворена в четко обозначенный срок или отклонена на понятных основаниях. Система должна быть максимально удобной для заявителей. Но она должна облегчать труд и исполнителей. Те задачи по исполнению заявок пользователей, которые могут быть выполнены без участия человека, должны выполняться автоматически.
Нынешний уровень цифровых технологий позволяет это сделать. На отечественном рынке уже имеются хорошо зарекомендовавшие себя цифровые решения, позволяющие осуществлять все взаимодействия в режиме «Одного окна», одновременно оптимизируя и автоматизируя бизнес-процессы. К примеру, ИТ-система управления бэк-офисом GANDIVA имеет встроенный каталог практически всех процессов компании. А в случае необходимости она позволяет создавать новые бизнес-процессы и совершенствовать существующие специалисту, не имеющему ИТ-образования. GANDIVA позволяет отслеживать сроки и качество исполнения заявки сотрудника в любом подразделении компании. А с учётом того, что GANDIVA хорошо интегрирована с 1С, она выполняет и функции контроля продуктивности сотрудников вспомогательных и обслуживающих подразделений. Задействовав такое «Одно окно», можно навсегда избавиться от «Зоопарка ИТ-решений».
Прочитайте, как, реализовав принцип "Одного окна", компания повысила эффективность деятельности службы маркетинга.
