В российском бизнес-сообществе растет разочарование в технологиях «Бережливого производства», поскольку многие предприятия не получили положительного эффекта от их внедрения. Причина этих неудач в непонимании того, что цели проектов по внедрению проектов бережливости должны быть тесно увязаны с прогнозируемым ростом прибыли компании.
Бережливое управление – это не «Система 5С»
Внедрив систему бережливого производства, многие компании России смогли в разы повысить производительность труда и добиться существенного снижения себестоимости продукции. При этом, однако, значительно большее число предприятий или не добилось никакого положительного эффекта, или этот эффект оказался минимальным.
Почему? В большинстве случаев причиной неудач является формальный или имитационный подход при реализации программ бережливого управления. Внедряется не сложная управленческая технология, а лишь один из её инструментов – зародившаяся в Японии система «5С» (Сортировка, Соблюдение порядка, Содержание в чистоте, Стандартизация, Совершенствование). В производственных цехах на полах наносят линии, указывающие наиболее рациональные пути передвижения сотрудников и грузов, на рабочих местах наиболее рационально размещают инструмент и т.п. Если говорить об офисе, то визуально нумеруют шкафы так, чтобы было понятно, где хранится входящая, а где исходящая документация; папки перелиновывают таким образом, чтобы их можно было найти в кратчайшее время; на столах отмечают места для кружки, ежедневника, блокнота, чтобы офисный сотрудник делал минимум движений при их поиске… Многие из этих решений выглядят действительно разумно. Но их внедрение никак не влияет на повышение производительности труда и рост прибыли компании. Суть концепции бережливого управления в другом.
Принципы бережливого производства – это непрерывное совершенствование процессов
Издержки не будут снижаться, а прибыль не вырастет, если сотрудники офиса начнут быстрее выполнять ненужную работу. А какая работа действительно нужна? Чтобы понять это нужно ответить на вопросы: «Зачем мы это делаем? Какова цель данного процесса?
К сожалению, опыт внедрения «бережливого управления» в десятках компаний показал, что ответ на такие вопросы, как правило стандартен: «Мы всегда так делали. Так у нас исторически сложилось».
Наглядный пример. Сотрудник отдела продаж сделал запрос в бухгалтерию, касающийся накладных. От него дополнительно потребовали сообщить номер накладной, ИНН и КПП поставщика и другие данные – в несколько полей. Он открывает 1С и копирует все запрашиваемые данные в бланк запроса. Затем бухгалтер открывает 1С и видит там все эти данные. Зачем нужно было загружать сотрудника отдела продаж лишней работой? «Мы всегда так делали. Так у нас исторически сложилось».
Другой пример. При согласовании документа требуются подписи 10-15 сотрудников разных служб. Конечно же, согласования необходимы. При этом ставящий визу специалист должен отвечать за определённую часть процесса: юристы за корректность заполнения формы, директор по производству за возможность выполнения заказа, финансовый директор – за своевременность выделения средств на производственные цели и т.д. Однако среди «согласующих» немало сотрудников, которые не несут никакой ответственности, если что-то пойдет не так. Возникает вопрос – «Какова цель их согласований?». И вновь звучит ответ: «Мы всегда так делали. Так у нас исторически сложилось».
Нередко возникает «дублирование» или «отфутболивание» сотрудника от одной службы к другой по пустяковым вопросам. А в итоге из-за большого количества непродуманных действий компания несёт большие потери – не только финансовые и временные, но и мотивационные…
В основе бережливого офиса лежит непрерывное совершенствование процессов, а вовсе не визуальное изменение рабочего пространства. Не линии на полу, а понимание сотрудниками необходимости постоянных улучшений, их непосредственное участие в этих улучшениях. Каждый офисный процесс должен быть проанализирован на предмет его необходимости для получения прибыли компании, затем оптимизирован – чтобы выполняться с минимальными трудозатратами, и, в конечном итоге – автоматизирован. Всё, что может выполняться без участия человека, должно выполняться без участия человека.
GANDIVA как инструмент «бережливого офиса»
Совершенствование бизнес-процессов в рамках «бережливого офиса» невозможно без автоматизированных IT-систем. Для эффективного контроля работы сотрудников с одновременным анализом трудовых и финансовых затрат по каждому бизнес-процессу в online-режиме оптимально подходит IT-система бережливого офиса GANDIVA. GANDIVA работает таким образом, что у каждого бизнес-процесса в офисе обязательно имеется ответственный, который заинтересован в его оптимизации. Система фиксирует, кто и когда принял или не принял решение, в какой стадии оно находится, кто в данный момент отвечает за решение данной задачи. Поэтому вину нерадивого сотрудника не получится ни на кого переложить.
Однако сама по себе GANDIVA лишь инструмент, позволяющий работать с бизнес-процессами в удобной форме. Самостоятельно система не будет совершенствовать процессы, но предоставит максимальный объём объективной информации и аналитические выкладки, позволяющие определить точки появления искажений и потерь.
Что же касается усовершенствования процессов – это всегда задача человека, так называемых «агентов перемен», которые должны быть в каждом подразделении и которые должны искать и находить ответы на вопросы: «Зачем мы это делаем? Нужно ли это делать? Как можно сделать быстрее и дешевле». А также вовлекать, нацеливать на поиск и сотрудников, работающих рядом.
При этом GANDIVA способна оценить эффективность работы и этих людей.
Познакомьтесь с опытом внедрения бережливого производства в офисе: Как сеть «Максавит» внедрила процессное управление бизнесом
